WEB TARZI YAŞAM İÇİN DJİTAL SİNİR SİSTEMİ Günümüzün dinamik iş dünyasında teknolojik gelişim, gelecek on yılda geçmiş elli yıla nazaran çok daha başdöndürücü hızda olacak. 2000'li yılları "hız çağı" olarak değerlendiren Bill GATES; 21.yüzyılda başarının anahtarı olarak "dijital sinir sistemi"ni görüyor. İşte eski çalışma yöntemlerini yerle bir edecek ve sizi bir şok dalgasının tepesine oturtacak "dijital sinir sistemi" ile ilgili olarak Bill GATES'in söyledikleri:

1997 yılı ilkbaharında Başkanlar Zirvesi'nde yapacağım ilk konuşmayı hazırlarken, dijital çağın iş hayatını nasıl temelinden değiştireceğini düşünüyordum. Baş döndürücü teknolojik ilerlemeleri anlatan bir konuşmadan daha fazlasını yapmak ve şirket yöneticilerinin sürekli olarak uğraşmak zorunda kaldıkları sorunlara eğilmek istiyordum. "Teknoloji işinizi daha iyi yönetmenizi nasıl sağlar? Tekonoloji işinizi nasıl değiştirebilir? Teknoloji sizi bundan beş ya da on yıl sonra nasıl başarılı bir işadamı yapar?" gibi.

1980'li yıllar "kalite", 1990'lı yıllar da "yeniden yapılanma" olarak adlandırılırsa, 2000'li yıllar "hız yılları" olacaktır. İşin niteliklerinin değişme hızının ve bilgiye erişimin, tüketicilerin yaşam tarzını, beklentilerini değiştirme hızının konu olacağı yıllar. Kalitedeki ve iş proseslerindeki gelişmelerin hızı çok daha fazla artacaktır. İşin hızındaki artış yeterince büyük olduğunda, işin doğası da değişecektir. Satışlardaki değişikliklere haftalar sonra değil, birkaç saatte tepki verebilen bir üretici ya da perakendeci yalnız ürün sunan bir şirketin değil, ürünler de sunan bir hizmet şirketinin merkezinde yeralacaktır.

Bütün bu değişiklikler son derece basit bir nedenden, dijital bilgi akışından kaynaklanacaktır. 30 yıla yakın bir süredir Bilgi Çağı'nda yaşıyoruz ancak, şirketler arasında gidip gelen bilgilerin büyük bir çoğunluğu kağıda basılı ya da yazılı olduğundan, alıcıların satıcıları bulma prosesi değişmedi. şirketlerin çoğu temel işlemlerini izleyebilmek için -üretim sistemlerini yönetme, müşteri faturalarını çıkarma, muhasebe, vergi işlerini tamamlama- dijital araçlardan yararlanır. Ancak bu uygulamalar eski proseslerin otomatikleşmesinden başka bir şey değildir. Dijital teknolojiyle yapılan işin doğasını temelden değiştirecek yeni prosesler geliştirmek, tüm çalışanların kapasitelerinden sonuna kadar yararlanmak ve hızı çok yüksek olan iş dünyasında gerekli tepkiyi derhal gösterebilmek için dijital teknoloji kullanan şirket sayısı çok azdır. şirketlerin çoğu, bütün bu sayılanları yapabilecek araçların şu anda, herkesin erişiminde olduğunun farkında bile değildir.

Çoğu üst yönetici, zamanında iletilen bilgideki eksikliği doğal kabul eder. İnsanlar, bilgi parmaklarının ucunda olmadan o denli uzun yaşamıştır ki, ne kaybettiklerinin bilincinde değillerdir. Başkanlara yapacağım konuşmanın bir amacı da beklentilerini yükseltmekti. Bilgi teknolojisine yaptıkları yatırımın ne kadar azının kendilerine bilgi olarak geri döndüğünü görmelerini, şaşırmalarını istiyordum. Başkanların müşterilerle ilişkilerde hızlı ve elle tutulur bilgi sağlayacak bir bilgi akışı talep etmelerini istiyordum.

Bilgi teknolojisi alanına önemli yatırımlar yapan şirketler bile bu yatırımların tam karşılığını alamıyorlar. İlginç olanı, bu durumun teknoloji yatırımlarındaki bir eksiklikten kaynaklanmaması. Gerçekten de şirketlerin çoğu temel modüllere- üretim uygulamaları için PC'ler; iletişim için ağlar ve elektronik posta (e-posta); temel iş uygulamaları- yatırımı yapmıştır. Ortalama bir şirket, sağlıklı bir bilgi akışını sağlayabileceği teknolojik yatırımın %80'ini gerçekleştirmiş, ancak bu yatırımından alması gereken karşılığın sadece %20'siyle yetinir durumdadır. şirketlerin harcadıkları ile karşılığında elde ettikleri arasındaki fark, neyin yapılabileceğini anlamamanın ve doğru bilginin kuruluştaki herkese iletilmesinin yaratacağı potansiyeli görememenin bir sonucudur.

Teknolojiyi ve beklentileri değiştirmek

Çoğu şirketin bugün bilgiyle yapabildiği işler bundan birkaç yıl önce mükemmel bir başarı olarak görülebilirdi. Ayrıntılı bilgi yanına yaklaşılamayacak kadar pahalıydı, bilgiyi değerlendirip dağıtmak için gerekli araçlar 1980'lerde ve 1990'lı yılların başında daha piyasaya çıkmamıştı. Ancak XXI.yüzyılın eşiğinde olduğumuz bugün dijital çağın araçları ve bağlantı imkanları bize bilgiye kolaylıkla erişebilmek, paylaşabilmek ve üzerinde çalışabilmek için yeni ve önemli fırsatlar sunuyor. İlk kez, her çeşit bilgi -sayılar, metinler, ses, video- herhangi bir bilgisayarın depolayabileceği, işleyebileceği ya da iletebileceği dijital bir formata dönüştürülebiliyor. İlk kez olarak, standart yazılım platformuyla birleştirilmiş bir standart donanım, kitlesel üretimden yararlanarak, güçlü bilgisayar çözümlerini her şirketin alabileceği noktaya getirdi. Kişisel bilgisayardaki "kişisel" sözcüğü, bilgi işçilerinin bilgiyi değerlendirip kullanmaları için güçlü bir araca sahip olduklarını gösteriyor. Mikroişlemci devrimi PC'lere geometrik oranda artan bir güç vermekle kalmadı, dijital bilgi kullanımını yaygınlaştıracak yepyeni bir kişisel dijital yoldaş kuşağı "avuçiçi bilgisayarlar, otomobil PC'leri, akıllı kartlar vb- yaratmanın da eşiğine geldi. Bu yaygınlığın önemli bir anahtarı da, dünya çağında bağlanabilirliği sağlayan internet teknolojilerindeki gelişmedir.
Dijital çağda "bağlanabilirlik" sadece iki ya da daha fazla insanın ilişkiye sokulmasından çok daha geniş bir anlam taşıyor. internet bilgi paylaşımı, işbirliği ve ticaret için yeni bir evrensel alan yaratıyor. Telefon ve televizyonun sunduğu olanakları kullanan ve bunları kağıtla iletişimin genişliği ve derinliğiyle birleştiren yeni bir iletişim aracı sağlıyor. Buna ek olarak, bilgileri bulma ve ortak ilgi alanları olan kişileri biraraya getirebilme yeteneği de yepyeni bir olgudur. Doğmakta olan bu yeni donanım, yazılım ve iletişim standartları, şirketleri ve tüketici davranışını yeniden biçimlendirecektir. On yıl içinde insanların büyük bir çoğunluğu hem evde hem de işte PC kullanıyor, e-postadan düzenli olarak yararlanıyor olacaklar, internet'e bağlanıp yanlarında kişisel ve ticari bilgileri içeren, küçük, dijital cihazlar taşıyacaklardır. Dijital formatta hemen her türlü veriyle çalışabilen -metin, sayı, ses, fotoğraf, video- yeni cihazlar piyasaya çıkacak. Bu dijital bağlantıların çalışanlara ve tüketicilere sağlayabileceği yararın altını çizmek için "Web tarzı çalışma" ve "Web tarzı yaşam" gibi tanımlamalar kullanıyorum. Bugün genellikle, sadece büroda masamızın başındayken bilgiye bağlanabiliyor, gerçek bir kablo aracılığıyla internet'e erişebiliyoruz. Gelecekte, taşınabilir dijital araçlar, başka sistemlerle ve başka kişilerle sürekli olarak temasta kalmamızı sağlayacak. Her gün yeni sistemler, örneğin su ve elektrik sayaçları, güvenlik sistemleri ve otomobiller de bu ağa bağlanacak, kullanım durumları hakkında bilgi iletecekler. Dijital bilgiyle ilgili bütün bu uygulamalar kırılma noktasına- tüketici kullanımındaki değişikliğin ani olduğu ve çok yaygınlaştığı an- yaklaşıyor. Bunlar hep birlikte yaşam tarzımızı ve iş dünyasını temelden değiştirecekler. Daha şimdiden Web tarzı çalışma Microsoft ve diğer bazı şirketlerdeki iş proseslerini değiştirdi. Kağıda dayalı proseslerin yerini alan işbirliğine açık dijital prosesler, bütçeleme ve normal işletme proseslerimizin çoğunda zamandan haftalarca tasarruf edebilmeyi sağladı. Gruplar elektronik araçlar aracılığıyla tek bir insan gibi hareket edebiliyor, bunun yanında da bir grup gibi düşünebiliyor. Satışlar, iş ortaklarımızın faaliyetleri ve hepsinden önemlisi, müşterilerle ilişkiler konusundaki bilgilere daha çabuk ulaşarak, sorunlar ve fırsatlar karşısında daha çabuk tepki verebiliyoruz. Dijital değişim geçiren başka öncü şirketler de benzer fırsatlarla karşılaşıyor.

Kuruluşumuzu elektroniğe dayalı yeni bir akılla donattık. Fizikötesi bir şeyden ya da Yıldız Savaşları'ndan alınma bir "cyborg" ucubesinden sözetmiyorum. Dijital çağda faaliyet gösterebilmek için, yeni bir dijital altyapı oluşturduk. Bu altyapı insanların sinir sistemine benziyor. Biyolojik sinir sistemi, refleksleri harekete geçirir, böylelikle tehlike ya da ihtiyaç karşısında tepki göstermeyi sağlar. Konular üzerinde düşünür ve seçim yapmaya çalışırken, ihtiyacını duyduğunuz bilgileri verir. Önemli konular karşısında uyanık davranırsınız; sinir sisteminiz sizin için önem taşımayan bilginin size ulaşmasını engeller. şirketlerin de, pürüzsüz ve sorunsuz iş yapabilmeyi, acil durumlar ve fırsatlar karşısında zaman kaybetmeden tepki verebilmeyi, gerekli bilgiyi şirket içinde o bilgiye ihtiyacı olanlara iletebilmeyi, kararları hızla alabilmeyi ve müşterilerle etkileşime girebilmeyi sağlayan benzer bir sinir sistemine ihtiyaçları var.

Bütün bu konuları düşünür ve Başkanlar Zirvesi'nde yapacağım konuşmaya son biçimini verirken kafamda yeni bir kavram oluştu, "Dijital sinir sistemi". Dijital sinir sistemi, insan sinir sisteminin şirket seviyesindeki dijital karşılığıdır ve kuruluşun doğru yerlerine doğru zamanda iyi yapılamamış bilgi akışını sağlar. Dijital sinir sistemi, bir şirketin çevresini algılayabilmesini ve gerekli tepkileri gösterebilmesini, rakiplerin yol açtığı tehlikeleri ve müşterilerin ihtiyaçlarının belirlenebilmesi, gerekli kararların gerektiği zaman alınabilmesini sağlayan dijital proseslerden oluşur. Hem donanıma hem de yazılıma gerek duyan dijital sinir sisteminin bilgisayar ağından farkı, kesinlik, hızlılık, bilgi işçilerine sağladığı bilginin zenginliğini ve bilginin mümkün kıldığı sezgi ve işbirliğidir.

Dijital sinir sistemini konuşmamızın ana konusu yaptım. Amacım başkanları heyecanlandırmak, teknolojinin bilgi akışını yönetme imkanını ve işlerini geliştirme fırsatlarını onlara göstermekti. Onlara, bilgi akışı konusunu başarırlarsa, tek tek sorunların çözümünün çok daha kolay olacağını anlatmak istiyordum. şirket içindeki her bölüm ve her birey dijital sinir sisteminden yararlandığına göre, sadece onların, yani şirket başkanlarının ilk adımı atıp şirketin tutum ve kültürünü değiştirebileceklerini, kuruluşlarının yaklaşımını dijital bilgi akışı ve Web tarzı çalışmanın çevresinde oluşturabileceklerini anlatmak istiyordum. Böyle bir değişim kararı, dijital teknolojiyi tanımaları ve şirket içi iş proseslerini nasıl etkileyeceğini görmeleri anlamına gelecekti.

Konuşmamdan sonra birçok şirket başkanı benden dijital sinir sistemi hakkında ek bilgi istedi. Düşüncelerimi geliştirip konu üzerinde konuştukça artan sayıda şirket başkanı, yöneticisi ve bilgi teknolojisi çalışanı ayrıntılı sorular sormaya başladı. Her gün binlerce müşteri merkezimize gelmeye ve şirket içi uygulamalarımızı yerinde görmeye, dijital sinir sistemimizi neden ve nasıl kurduğumuzu, kendilerinin de aynı şeyi yapıp yapamayacaklarını sormaya başladı. Dijital bilgi akışını şirketimizin ayrılmaz bir parçası yapabilmeniz için size 12 temel adım öneriyorum:

Bilgi İşleri İçin:
1) Gelişmelere derhal tepki verebilmek için şirket içi bütün bilgilerin e-posta üzerinden verilmesinde ısrar edin.
2) Trendler belirlemede ve bulgularınızı başkalarıyla paylaşmada, satış verilerini on-line değerlendirin.
3) PC'leri işinizin analizi için kullanın; bilgi işçilerinizi ürünler, hizmetler ve karlılık konusunda daha yüksek seviyede düşünce üretmeye yönlendirin.
4) Dünya üzerinde nerede bulunurlarsa bulunsunlar, bilgiyi paylaşabilecek ve gerçek zamanda birbirlerinin düşüncelerini geliştirebilecek sanal ekipler oluşturmada dijital araçlar kullanın. şirket geçmişiyle ilgili bilgileri isteyenlerin kullanımına sunabilmek için dijital sistemlerden yararlanın.
5) Her türlü kağıtlı prosesi dijital proseslere dönüştürün, şirket içi darboğazları giderin, daha değerli görevler yapmaları için bilgi işçilerinize ek zaman sağlayın.

Şirket Faaliyetleri İçin:
6) Tekrarlanan küçük görevleri, bilgi işçisinin becerilerinden yararlanabileceğiniz katma değerli işlere dönüştürmek üzere dijital araçlar kullanın.
7) Dijital bir bilgi devresi oluşturun, üretim proseslerinizin verimini, üretilen mal ve hizmetlerin kalitesini artırın. Bütün temel ölçüler her çalışanın erişiminde olmalıdır.
8) Müşteri şikayetlerini, bir ürünü ya da hizmeti iyileştirebilecek kişilere hemen ulaştırabilmek için dijital sistemlerden yararlanın.
9) İşinizin yapısını ve işinizin çevresindeki sınırları yeniden belirlemede dijital iletişimden yararlanın. Müşteri isteklerine bağlı olarak ya daha büyük ve mesafeli ya da daha küçük ve içli dışlı olun.

Ticaret İçin:
10) Bilgi alın, zaman kazanın. Üretim zamanınızı kısaltmak için size mal ve hizmet sağlayanlarla dijital işlemler gerçekleştirin, her iş prosesini "tam zamanında teslimat" a uyarlayın.
11) Müşteri ilişkilerinde aracıları kaldırabilmek için satışlarınızı ve hizmetlerinizi dijital ortamda gerçekleştirin. Eğer aracı sizseniz, yaptıklarınıza değer katmak için dijital araçlar kullanın.
12) Müşteri sorunlarının çözümü için, dijital araçlardan yararlanın; kişisel ilişkiyi daha önemli, daha karmaşık müşteri ihtiyaçlarına cevap vermek için kullanın. Gelecek on yılın başarılı firmaları, çalışma şekillerini yeniden biçimlendirmek için dijital araçlardan yararlananlar olacak. Bu şirketler hızla karar alacaklar, etkili çalışacaklar ve müşterileriyle doğrudan ilişki kuracaklar. Gelecek on yılın getirdiği olumlu değişiklik imkanları karşısında heyecanlanacağınızı umuyorum. Dijitalleşme sizi, eski çalışma yöntemlerini yerle bir edecek bir şok dalgasının tepesine oturtacak. Dijital sinir sistemi işinizi düşünce hızında yapmanızı sağlayacak; bu 21. yüzyılda başarının anahtarıdır.

Elegans'a mail