MEHMET AK İstanbul Üniversitesi İletişim Fakültesi Öğr. Gör. M GROUP Kurumsal Kimlik ve Marka Yönetim Danışmanı Istanbul University, Department of Communications Corporate Identity and Brand Manager Consultant M GROUP Consultancy İşletmelerde Verimliliği Neler Etkiliyor? Verimlilik neden her geçen gün daha çok önemli hale geldi? Neden firmalar daha az personel, daha az emek, daha az yatırım, daha az masraf, daha az enerji ile daha çok üretmek, daha çok kazanmak istiyor? Bu konularla ilgili M GROUP Consultancy -Kurumsal Kimlik ve Marka Yönetim Danışmanı Mehmet AK'ın görüşlerini aldık. Verimlilik sadece iş hayatımızda değil, birçok konuda, hayatımızın her noktasında var neredeyse... Evlerimizin dekorlarında, mekanların, ev eşyalarının kullanımlarında bile çok önemli artık "daha çok işlevsellik"... Bir şey için yapılan bir eşya, bir mekan, daha başka zamanlarla da kullanılabiliyor artık... Zamanın kullanımında da bu böyle; hiçbirimiz zamanımızı pek boşa geçirmek istemiyoruz; zamanımızı boş şeylere, boş kişilere harcamak istemiyoruz. İş dünyamızda "Toplantı ve Zaman Yönetimi"nden daha çok sözedilir oldu artık. "İletişim Dünyası"nın insanlara sunduğu birbirinden değişik ürün yelpazesi "Zaman" kavramı ile doğru orantılı olarak gelişiyor, yenilikler takip edilemez boyutlarda... Burada önemli olan, bu kadar çok değişik enstrümanı, yapılan işin niteliğine göre biraraya getirebilmek, onları yerinde ve zamanında, en doğru bir biçimde kullanabilmek... İşletmelerde verimlilik nasıl sağlanabilir? Birkaçını sıralayalım; Stratejiyi iyi belirlemekle, Planlı ve disiplinli çalışmakla, Sistemli çalışmayı seven kadrolarla, İnsana değer vermekle, eğitmekle, Kaliteye, güvenliğe, çevreye önem vermekle, İşini, işyerini seven insanlarla (personelle), İyi motivasyonla, Hedeflenen kitleler ve iş yapılan çevrelerle iyi bir iletişimle, Sürekli eğitimle ve Personelin bu konuda bilinçlendirilmesi ile... Peki, "Verimlilik" hangi temellere dayanıyor? Bunu 4 noktada açıklayabiliriz; 1- Verimlilik bilincinin oluşturulması, 2- Verimliliğin ölçümlenmesi (raporlama), 3- Verimliliğin değerlendirilmesi, 4- Verimliliğin geliştirilmesi. Baktığımızda, Verimlilik; sorunu olsun olmasın, her işletmede, o işletmenin sağlığı, geleceği, doğru ve planlı büyümesi, güvenliği için mutlaka ciddi bir biçimde ele alınması, firmanın büyüklük-küçüklüğüne, yaptığı işe göre konumlandırılmış bir birim tarafından ele alınması, yönetilmesi gereken (bu birimler işletmelerde genel olarak; Endüstri Mühendisliği, Üretim Planlama, Verimlilik, Performans ya da Bilgi İşlem olarak adlandırılmaktadır) bir konu... Verimliliğin bağlı olduğu etkenler neler? Verimlilik her konuda var ama ticari bir işletme olarak ele aldığımızda, "Verimlilik", "insan" olgusunun yoğun bir şekilde ve ön planda ele alındığı, alınması gereken bir konu... Biliyoruz, insan olan her yerde "İletişim" var. Dünyada teknoloji hangi noktaya gelirse gelsin, yine de insansız hiçbir iş yapılamıyor, yine "son nokta"yı eninde sonunda insan koyuyor! Sonuç olarak şirketlerde verimlilik, en başta "İnsan"a bağlı olarak; Üst yönetiminin kafa yapısı, hayat görüşü, vizyon ve önderlik biçimlerine, Örgütlenme biçimine, Çalışanların (emeğin) kalitesine, Teknolojik yapısına, Doğal kaynaklarına, Sermayesine (bunun şekline ve yoğunluğuna), Sosyo-ekonomik yapısına göre değişiyor, artıyor ya da düşüyor... Şimdi bunların bazılarını inceleyelim: Üst yönetim Firma sahipleri ve üst düzey yöneticilerin kişisel özelliklerinin (imaj, vizyon, vs.), sahip oldukları firmaların yönetim biçimleri ve yarattıkları markalar konusunda ne kadar etkili olduğunu hepimiz biliyoruz. Konu "Verimlilik" olunca yine pek fazla birşey değişmiyor. Yani bir firmanın verimliliği ya da verimsizliği, tepe yönetimin karakteri ile yakından ilgili oluyor! Bu ne demek; bir firmada verimsizlik varsa, üst yönetimde öncelikle neleri irdelemeliyiz? Örneğin yöneticilerin yaptıkları iş konusunda uzmanlık düzeyleri nedir? Konularında yüksek eğitimleri var mıdır? Çünkü artık çoğu işte sadece tecrübe yetmemekte, insanlar (çalışanlar) yaştan daha çok bilgiye saygı göstermekte, günümüz işdünyasında bilgi her zaman ön plana geçmektedir. Ve görülmektedir ki, çalışanlar arası iletişim bozuklukları en çok; konusunda bilgisiz, sonra tecrübesiz yöneticilerle "ast"ları arasında yaşanmakta, bu sorun çözümlenemediği durumlarda (şirketlerde) eleman sirkülasyonları artmaktadır. Bu da eleman konusunda istikrarsızlık olup, önemli bir verimsizlik sebebi olmaktadır. Peki başka? Yöneticiler, yöneticilik vasıflarına sahipler mi? Çalışanları iyi motive edebiliyor, onları sevk ve idare edebiliyorlar mı? Önderlik nitelikleri var mı? "Ast"ları onlardan birşeyler öğrenebiliyorlar mı? Yoksa onlar mı "alt"larından birşeyler öğreniyor? "Takım Ruhu" yaratabiliyorlar mı?... Gelelim firmaların örgütlenme şekline "Örgütlenme"yi; bir firmada, bir amaç (daha çok, birşeylerin üretilmesi amacıyla!) doğrultusunda biraraya getirilmiş, yönlendirilmiş insanlar ve donanım birliğidir (tesis) diye tarif edebiliriz. İşyerlerinde teknolojiyi her zaman yenilemek pek kolay değildir. Ama çalışanları eğiterek, onların tecrübelerini artırarak (bu arada yetişmiş elemanları da kaçırmayarak!) bir yerlere getirmek pek ala mümkündür. Üzlediğimiz ideal örgütlenmelerde de zaten hep buna rastlarız... Ancak daha çok eski yapıların üzerine yapılan bu değişimlerde sağlanacak başarı, yapılan çalışmalardan alınacak sonuç, yine tepe yöneticilere bağlı olarak gelişen ve değişen bir durum... Sosyo-ekonomik yapı Bu da "İnsan"la ilgili bir kavram... Burada birçok şeyden bahsetmek mümkün. Ancak, ilk akla gelen; "Yeniliklere Açıklık"... Örneğin matbaa 1466 yılında bulunmuş, ama her toplum, her ülke bunu değişik zaman dilimleri içinde kabul etmiş, insanların kullanımına sunmuşlardır. Ve bu süreç Osmanlılar için 1700'lü yılları bulmuş, insanlar eski alışkanlıklarından yaklaşık 300 yıl sonra vazgeçer hale gelmişlerdir. Tabii burada bazı iletişim ve ulaşım zorluklarını da hesaba katmamız gerekebilir; çünkü o günlerden bugünlere çok şey değişmiş, günümüz dünyasında hemen her türlü yenilik konusunda insanların benimseme süreci neredeyse günlere, saatlere inmiştir. Ve teknolojik yapı Bu konu ülkelerin gelişmişliği, eleman ücretlerinin yüksekliği, vs.'ler ile ilgili bir konu... Gelişmemiş ülkelerde en çok karşımıza çıkan iki etken; fazla nüfus, ucuz emek... Bunlar teknolojinin bu ülkelere geç gelmesini sağlamakta, makinelere dayalı üretim daha az olduğundan buralardaki işletmelerde verimsizliğe daha çok rastlanmakta, başarı yine "insan"a bağlı olmaktadır... Bu ülkelerdeki firmaların yöneticileri, ucuz emek ve teknoloji arasındaki hassas dengeleri zor da olsa sağlamakla, çalışanların kalitelerini yükseltmeye çalışırken, daha kaliteli ve ucuz ürünler üretmekte, iyi de tanıtımlar yaptıklarında kuvvetli markalar bile yaratabilmektedirler. MEHMET AK: "HOW TO ACHIEVE CORPORATE PRODUCTIVITY" Why is the concept of productivity becoming more and more important every day? Why do companies wish to produce more and gain more while reducing personnel, labour, investments, expenditures, and energy? Productivity has become a concept of vital importance not only in business, but also in all areas of our lives. The product range offered to humanity by the Communications World is growing in direct proportion with the concept of "time". Novelties have reached such dimensions that they are most difficult to follow. What is important here is to gather such varied instruments according to the nature of the work performed and to use them in the right place, at the right time and in the most efficient way possible. Here are the basic factors: Right strategy, Planned and disciplined work, Efficient staff, Human values, Quality, security and environment protection, Satisfied personnel, Motivation, Communication with target groups, Training, Informed personnel Productivity is based on four main factors: 1. Formation of productivity awareness 2. Measuring productivity 3. Evaluating productivity 4. Developing productivity. Finally, the rise and the fall of corporate productivity, especially in relation to the human being, depends on: Mentality, the philosophy of life, the vision and the leadership notions of the top level executives Type of organisation, · Employee (labour) quality, · Technological structure, · Natural resources, · Capital, · Socio-economic structure.